대부분의 사람들은 소프트웨어의 모든 기능을 사용하지 않습니다. 우리는 가장 도움이 되는 것을 정확히 지적하고 그들을 고수하는 경향이 있습니다.
여기에 시간과 비용을 절약할 수 있는 Microsoft Word의 5가지 기능이 있습니다.
회사의 레터헤드, 템플릿 등을 만들고 디자인합니다.
모든 비즈니스에는 공식 레터헤드가 필요합니다. 구매하지 않으셔도 됩니다. 원하는 것이 무엇인지 알면 워드로 생성하고 템플릿으로 저장하여 시간을 사용할 수 있습니다.
글자 머리는 복잡할 필요가 없습니다. 회사 이름, 주소 및 전화 번호만큼 간단할 수 있습니다. 워드는 많은 글꼴을 제공하며 크기와 스타일을 변경할 수 있습니다.
아트를 추가할 수 있습니다. 로고를 스캔하여 사용할 수 있습니다. 또는 Microsoft Office의 Clipart Gallery를 사용합니다. Microsoft Office 사용자가 사용할 수 있는 수천 개의 로열티가 없는 이미지를 찾을 수 있습니다.
마이크로소프트는 또한 문자, 라벨 및 양식에 대한 무료 템플릿을 제공합니다. 템플릿 갤러리에서 찾을 수 있습니다.
주소를 따로 지정하지 않고 동일한 편지를 여러 사람에게 보냅니다.
Word’s Mail Merge를 사용하면 동일한 편지를 많은 다른 사람들에게 쉽게 보낼 수 있습니다.
테이블에서 이름과 주소 목록을 사용합니다. Word, Access(Microsoft 데이터베이스 프로그램) 또는 Outlook에서 테이블을 만들 수 있습니다. 모두 Microsoft Office의 일부입니다.
이것은 계획에 가장 적합합니다. 이 예제에서는 Excel을 사용하지만 동일한 작업을 수행할 수 있는 다른 방법이 있습니다.
편지를 쓰는 것부터 시작하세요. 모든 사람에게 동일한 편지가 전달됩니다. 사용자 지정을 많이 할 수 없습니다. 글을 쓸 때는 그 사람의 주소와 경례를 위한 공간을 남겨주세요.
엑셀 설정 시 본인의 이름과 주소가 필요합니다. 경례장도 필요합니다. 로키 존스가 편지를 받는 사람 중 한 명이라면 경례를 ‘디어 로키’로 하고 싶을지도 모릅니다. 로키 존스 박사와의 관계가 좀 더 공식적이라면 경례는 존스 박사님께 드리는 것이 좋을 것 같습니다. 그래서 경례란의 이름은 “로키”나 “닥터 존스”가 될 것입니다.
이제 편지를 열어보세요. 도구 > 편지 및 메일 발송 > 메일 병합 마법사로 이동하여 화면의 지침을 따릅니다. 메일 병합으로 봉투와 레이블 주소를 지정하여 작업을 더 쉽게 만들 수도 있습니다.
모두가 문서가 초안임을 알 수 있도록 문서에 워터마크 추가
직원들에게 제안서를 배포하는 경우 완제품으로 오인되는 것을 원하지 않습니다. 이를 피하는 좋은 방법은 “초안”이라고 적힌 워터마크입니다.
워터마크는 문서에 명확하게 나타나지만 글의 가독성을 손상시키지 않습니다. 텍스트 또는 사진, 흑백 또는 색상을 사용할 수 있습니다.
워터마크를 사용하려면 [형식] > [배경] > [인쇄 워터마크]로 이동하여 선택한 후 [확인]을 누릅니다. 워터마크를 정기적으로 사용할 것으로 예상되는 경우 템플릿을 만듭니다(위 참조).
너무 과하지 않게 조심하세요. 시원함과 자극적인 것 사이에는 미세한 선이 있습니다. 워터마크가 문서를 읽기 어렵게 만든다면 사람들은 신경 쓰지 않을 것입니다.
사용자가 문서에 대해 변경사항을 확인합니다.
문서가 사용자에게 반환되면 다른 사용자가 변경한 내용을 보기 어려울 수 있습니다. 변경된 내용을 확인할 수 있도록 단어가 강조 표시됩니다.
Word 2002/2003에 대한 지침은 다음과 같습니다.
먼저 새 Word 문서를 엽니다.
[도구] > [문서 비교 및 병합]을 누릅니다.
원래 Word 문서를 찾습니다.
한 번 클릭하여 강조 표시합니다.
오른쪽 하단 모서리에서 드롭다운 상자를 누른 후 “현재 문서로 병합”을 선택합니다.
Word 97 및 Word 2000의 경우:
도구를 클릭합니다.
변경사항 추적으로 이동합니다.
[문서 비교]를 누릅니다. 신용카드현금화
원래 Word 문서를 찾아 한 번 클릭하면 강조 표시됩니다.
열기를 클릭합니다.
때로는 문서를 개발하는 것이 너무 힘들어 우리가 하려는 일을 놓치기도 합니다. 이전 버전을 돌아보면 도움이 될 수 있습니다.
그것은 Word에서 쉽게 할 수 있습니다. File > Versions(파일 > 버전)을 클릭하고, “Automatically save a version on close”(버전 자동 저장)을 선택합니다. 문서를 닫을 때마다 해당 버전이 저장됩니다.
이전 버전을 보고 싶을 때는 같은 경로를 따라갑니다. 모든 버전이 상자에 나열됩니다. 가장 최근의 것이 정상에 있을 것입니다. 원하는 버전을 강조 표시하고 열기를 클릭합니다.
닫기 시 버전 자동 저장 확인란을 선택 취소하여 이 “버전 설정” 기능을 해제할 수 있습니다. 또는 개별 버전을 삭제할 수도 있습니다. 잃어버리려는 항목을 강조 표시하고 삭제를 클릭합니다.